Política de privacidad

1. Quién trata tus datos

• Responsable: Owl Meetings LLC, LLC del Estado de Nuevo México (EE. UU.)
• Domicilio: 1209 Mountain Road Pl NE, Albuquerque, NM 87110, EE. UU.
• Contacto en materia de protección de datos: director.legal.y.compliance@owlmeetings.com

Para los visitantes de esta web y los datos de contacto y facturación de nuestros clientes, Owl Meetings actúa como responsable del tratamiento. Para las grabaciones, transcripciones y datos de los asistentes a las reuniones de nuestros clientes, actúa como encargado del tratamiento por cuenta de ellos, en los términos del contrato de encargo (DPA) que se firma con cada uno.

2. Si solo visitas la web

Esta web no usa cookies de analítica ni de publicidad. Solo almacenamiento técnico imprescindible. El detalle, en la política de cookies.

3. Si usas la prueba pública del grabador

La prueba del grabador funciona íntegramente en tu navegador. Nada de lo que grabes se envía a Owl Meetings: el vídeo se construye en la memoria de tu equipo y se te ofrece como descarga. No recibimos la grabación, ni el audio, ni la transcripción, ni sabemos qué has grabado.

La transcripción en vivo la produce el motor de reconocimiento de voz de tu propio navegador. En Chrome y Edge ese motor puede enviar el audio del micrófono a los servidores del fabricante del navegador para procesarlo; eso ocurre entre tu navegador y ese fabricante, conforme a su propia política, y Owl Meetings no interviene ni recibe nada.

Si grabas una reunión con otras personas usando esta prueba, eres tú quien decide sobre esos datos y a quien corresponde informarlas y obtener su consentimiento cuando la ley lo exija.

4. Si eres cliente: las reuniones

Cuando una empresa contrata Owl Meetings, tratamos por cuenta de ella los datos que se generan al grabar sus reuniones. La empresa decide qué se graba, quién accede y cuánto se conserva; nosotros lo ejecutamos.

Qué datos

• Grabaciones de audio y vídeo de reuniones y videollamadas.
• Transcripciones, con marca de tiempo, hablante e idioma por intervención.
• Nombre, correo y organización de los asistentes, y metadatos de calendario.
• Resúmenes, acuerdos y tareas derivados de lo anterior.
• Huella de voz, solo si la organización la activa (apartado 5).
• El registro del aviso de grabación: quién avisó, cuándo, con qué texto y si alguien pidió parar o borrar.
• Datos de clientes finales o terceros que se mencionen durante la reunión, que entran en la grabación como parte de lo que se dijo.

Para qué y con qué base

Para prestar el servicio contratado: grabar, transcribir, identificar hablantes e idiomas, generar el resumen y entregarlo donde el cliente indique. La base jurídica la determina el cliente como responsable; normalmente su interés legítimo en documentar sus reuniones, y el consentimiento de los asistentes donde sea exigible.

Cuánto tiempo

12 meses por defecto, configurable por el cliente por equipo y por tipo de reunión. Al cumplirse el plazo, o cuando el cliente o un asistente lo pide, se borra la grabación, la transcripción y el resumen; también de las copias de seguridad, en el siguiente ciclo de rotación. Al terminar el contrato, exportación completa y borrado del resto en 30 días.

Lo que no hacemos con ellos

• No entrenan modelos. Ni nuestros ni de terceros, y así consta en el contrato. Los proveedores de modelo que intervienen tienen prohibido por contrato retener el contenido o entrenar con él.
• No los vendemos ni los cedemos a nadie con fines comerciales.
• No hacemos perfiles de empleados ni puntuamos a personas a partir de sus reuniones.
• No inferimos emociones ni estados de ánimo a partir de la voz.
• Nuestro personal no accede al contenido de las reuniones en el curso normal del servicio. Si una incidencia lo exige, se pide autorización nominal al cliente, se limita en el tiempo y queda en su registro de auditoría.

5. Huella de voz: dato biométrico

Reconocer a una persona por su voz entre reuniones exige almacenar una representación de esa voz. Eso es un dato biométrico destinado a identificar de manera unívoca a una persona física, del artículo 9 del RGPD, y en el Estado de Illinois está sujeto además a la BIPA.

Por eso: viene desactivada por defecto, la activa el administrador de cada organización, se cifra, no se comparte con otros clientes, no sirve para identificar a nadie fuera de esa cuenta, se borra al borrar a la persona o la cuenta y el borrado deja constancia. En el plan Soberano no sale de la infraestructura del cliente. Sin ella, Owl sigue separando a los hablantes por el origen del audio.

Corresponde al cliente, como responsable, obtener el consentimiento explícito que el artículo 9 exige y, si le aplica la BIPA, el consentimiento escrito previo y la publicación de su política de conservación.

6. Quién más interviene

Para prestar el servicio recurrimos a proveedores que actúan como subencargados, vinculados por contrato y sin autorización para usar los datos para fines propios:

• Infraestructura y almacenamiento en la Unión Europea (Fráncfort por defecto).
• Proveedor del modelo de transcripción y resumen, con prohibición contractual de retención y entrenamiento.
• Correo transaccional para avisos y confirmaciones.
• Pasarela de pago para el cobro de las suscripciones.
• Agenda de reservas del mismo grupo empresarial, para gestionar las citas de demostración.

La lista nominal y actualizada, con ubicación y función de cada uno, va en el anexo del contrato de encargo. Se actualiza con aviso previo y el cliente puede oponerse a un cambio.

7. Transferencias internacionales

Owl Meetings LLC está constituida en Estados Unidos, por lo que la administración del servicio implica acceso desde fuera del Espacio Económico Europeo. Ese acceso está cubierto por cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea, con las medidas complementarias correspondientes (cifrado en reposo con claves por organización y acceso mínimo y registrado). Los datos de las reuniones se almacenan en la Unión Europea y, en el plan Soberano, donde decida el cliente.

8. Tus derechos

Puedes pedir acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición, y retirar el consentimiento cuando sea la base del tratamiento. Escribe a director.legal.y.compliance@owlmeetings.com indicando qué derecho ejercitas; responderemos en un mes.

Si consideras que no hemos atendido correctamente tu solicitud, puedes reclamar ante la autoridad de control de tu país. En España, la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

9. Seguridad

Cifrado del fichero en el equipo del cliente antes de salir, TLS 1.3 en tránsito, cifrado en reposo con clave por organización, doble factor en todos los planes, SSO y aprovisionamiento desde el plan Corporativo, permisos por equipo y registro de auditoría. El detalle está en la página de seguridad.

Ante una brecha que afecte a datos de un cliente, se le avisa dentro de las 24 horas siguientes a su detección, con lo que se sepa en ese momento y con actualizaciones hasta el cierre, para que pueda cumplir sus propias obligaciones de notificación.

10. Menores

Owl Meetings es un servicio para empresas y no está dirigido a menores de edad. No tratamos conscientemente datos de menores; si se detecta que una grabación los contiene y el cliente no tiene base para ello, se atiende su borrado con prioridad.

11. Cambios en esta política

Si cambiamos algo relevante lo avisaremos a los clientes por correo con antelación razonable. La versión vigente es siempre la publicada aquí, con su fecha.