Owl guarda lo que se dice en las reuniones de tu empresa: negociaciones, entrevistas, comités. Esta página dice qué hacemos con eso, qué no hacemos y qué firmamos. Sin adjetivos.
Es la primera pregunta en cada demostración, sobre todo cuando explicamos que el grabador de escritorio no mete un bot en la sala. La respuesta es la misma en los cuatro modos.
| Dónde | Regla general | Qué configurar en Owl |
|---|---|---|
| España y UE | El RGPD exige base jurídica e información previa a todos los asistentes. Grabar una conversación en la que participas no es delito de descubrimiento y revelación de secretos, pero tratar esa grabación sí está sujeto al RGPD. | Aviso estándar activado y política de conservación fijada. |
| EE. UU., estados de una parte | Basta con el consentimiento de un interviniente (la mayoría de estados). | Aviso estándar. |
| EE. UU., estados de todas las partes | California, Florida, Illinois, Pensilvania, Washington y otros exigen el consentimiento de todos los intervinientes. | Modo «todas las partes» obligatorio para los equipos que tratan con esos estados. |
| Entrevistas de trabajo y evaluaciones | En varios países hace falta información previa por escrito y, a veces, consulta a la representación de los trabajadores. | Plantilla de aviso reforzado y conservación corta. |
Esto es un resumen orientativo para que sepas qué preguntar, no es asesoramiento jurídico. Antes de desplegar Owl en un equipo que graba a terceros, consúltalo con vuestro asesor. Con la Implantación y Formación (490 €) revisamos la configuración contigo.
La aplicación de escritorio escribe la grabación en tu disco en trozos de 4 segundos y la sube después, por trozos y reanudable. Nada local se borra hasta que el servidor confirma que lo tiene entero.
Todo el tráfico con Owl va cifrado, con HSTS y sin retroceso a versiones antiguas. Los enlaces para compartir una reunión caducan, se pueden limitar a un número de aperturas y se revocan al instante.
Los ficheros de cada organización viven en su propia carpeta, con acceso restringido, y la separación entre clientes se prueba en cada despliegue. La huella de voz, que es biométrica, va además cifrada con una clave por organización (AES-256-GCM).
Por defecto, una reunión la ven quien la grabó, los asistentes con cuenta y los administradores, no toda la empresa. Quien la grabó puede abrirla a toda la organización.
Nuestro personal no accede al contenido de tus reuniones. Si haces una incidencia y hace falta mirar, se pide autorización nominal, se limita en el tiempo y queda en el registro de auditoría.
Doble factor con aplicación de autenticación en todos los planes, con códigos de recuperación de un solo uso. Dar de baja a alguien cierra sus sesiones al instante. Owl no tiene todavía inicio de sesión único (SSO) ni aprovisionamiento SCIM: si tu política lo exige, pregúntanos antes de contratar.
Y lo decimos con todas las letras porque mucha herramienta de este mercado no lo dice. La huella de voz es lo que permite reconocer a la misma persona entre reuniones, y por eso es una función opcional.
Marco aplicable: art. 9 RGPD (categorías especiales) en la UE y, si tenéis personal o clientes en Illinois, la BIPA, que además exige consentimiento escrito previo y política de conservación publicada.
«Si el resumen dice que el cliente aceptó, tiene que haber un minuto en el que el cliente diga que acepta. Si no lo hay, el resumen está mal y es culpa nuestra.»
| Cómo funciona | |
|---|---|
| Nuestro papel | Encargado del tratamiento por cuenta de tu empresa respecto de las grabaciones, transcripciones y datos de los asistentes. Responsable solo de los datos de contacto y facturación de nuestros propios clientes. |
| Qué firmamos | Contrato de encargo de tratamiento (DPA) con lista de subencargados, cláusulas contractuales tipo para las transferencias que las necesiten y, en Owl Soberano, acuerdo de confidencialidad y de nivel de servicio. |
| Dónde se guarda | Unión Europea por defecto (centro de datos en Lituania). El plan Soberano se despliega en la nube o los servidores que tú digas, y la grabación no sale de ahí en ningún momento. |
| Cuánto se conserva | 12 meses por defecto, configurable por el administrador de 1 a 120 meses. Al terminar el plazo la reunión se borra de verdad (grabación, transcripción, acta y tareas) y queda constancia en el registro de auditoría. |
| Borrado a petición | Cualquier asistente puede pedir el borrado de una reunión en la que participó. Se ejecuta y queda constancia de la petición y de la ejecución. |
| Si te vas | Exportación en formatos abiertos (la grabación tal como se grabó, acta en Markdown, transcripción en texto, subtítulos y JSON) y borrado de todo lo demás en 30 días. |
| Entrenamiento de modelos | Tus grabaciones no entrenan modelos, ni nuestros ni de terceros, y así está en el contrato. Los proveedores de modelo que usamos tienen prohibido por contrato retener o entrenar con el contenido. |
| Incidentes | Aviso a tu empresa dentro de las 24 horas siguientes a detectar una brecha que afecte a tus datos, con lo que se sepa en ese momento y con actualizaciones hasta el cierre. |
¿Auditoría, cuestionario de seguridad o revisión de tu equipo de TI? Escribe a director.legal.y.compliance@owlmeetings.com y te pasamos el dossier: arquitectura, subencargados, política de conservación, plan de continuidad y el DPA en borrador para que lo revise vuestro asesor antes de la primera reunión.
Detalle completo del tratamiento en la política de privacidad. Owl Meetings es una plataforma joven: no publicamos certificaciones que todavía no tenemos, y cuando las tengamos estarán aquí con su fecha y su alcance.
No en el curso normal del servicio. Si abres una incidencia y hace falta revisar una reunión concreta, se pide autorización nominal a tu administrador, el acceso se limita en el tiempo y queda registrado en tu propio registro de auditoría.
En la Unión Europea por defecto. En el plan Soberano, donde tú digas: tu nube o tus servidores, con el modelo de transcripción incluido, de forma que la grabación no salga de tu infraestructura.
Se borra. Desde la propia reunión, cualquier asistente puede pedirlo; se ejecuta el borrado de la grabación, la transcripción y el resumen, y queda constancia de quién lo pidió y cuándo, que es justo lo que necesitas si alguien pregunta más adelante.
Todavía no, y preferimos decirlo antes de que nos lo preguntéis en el cuestionario de seguridad. Lo que sí tenemos hoy es el dossier técnico, el DPA, la lista de subencargados y la política de conservación, que es lo que os hace falta para la revisión. Cuando haya certificación, estará en esta página con su fecha y su alcance.
La lista completa de subencargados —infraestructura, almacenamiento, proveedor de modelo de transcripción y correo transaccional— va en el anexo del DPA, con su ubicación y su función. Se actualiza con aviso previo, y puedes oponerte a un cambio.
Esta página está escrita para que la puedan leer ellos. Si quieren el dossier completo y el DPA, se lo mandamos antes de la primera reunión.
